Zásady ochrany osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů zákazníků

A. Správce

Správcem osobních údajů je společnost Information Systems Factory Group s.r.o., IČO: 034 40 621, se sídlem Švábova 772/18, Hlubočepy, 152 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 231306 (dále jen „ISFG“ nebo „my“).

B. Účely a právní základy pro zpracování

Vaše osobní údaje jako zákazníka zpracováváme pro následující účely:

  1. uzavření a plnění smlouvy se zákazníkem, abychom Vám mohli poskytovat objednané produkty služby, a to na na základě právního titulu uzavření smlouvy a kroků vedoucích k jejímu uzavření, jste-li její smluvní stranou, nebo na základě našeho oprávněného zájmu na plnění takové smlouvy, zastupujete-li zákazníka;
  2. vnitřních administrativních potřeb a tvorby statistik a evidencí, a to na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího zejména ve vedení vnitří agendy a zlepšování námi poskytovaných služeb; 
  3. ochrany právních nároků, a to na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v ochraně našich práv a případně práv třetích osob a předcházení vzniku škod;
  4. zasílání obchodních sdělení nabídkou našich produktů a služeb, a to na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v propagaci činnosti ISFG;
  5. plnění zákonných povinností, zejména z oblasti účetní a daňové.

C. Zpracovávané osobní údaje a doba uchování

Pro výše uvedené účely zpracováváme

  1. identifikační údaje (např. jméno, příjmení, bydliště, IČO);
  2. kontaktní údaje (např. korespondenční a e-mailová adresa, telefonní číslo);
  3. údaje o využívání služeb, včetně záznamů vzájemné komunikace;

Osobní údaje uchováváme 

  1. pro účel dle písm. a) výše po celou dobu trvání smluvního vztahu zákazníkem;
  2. pro účely dle písm. b) a c) výše po dobu nezbytnou k realizaci práv a povinností plynoucích z uzavřené smlouvy a po dobu trvání promlčecí doby (v délce maximálně 15 let od skončení smluvního vztahu) nároků vyplývajících nebo souvisejících s touto smlouvou prodlouženou o další 1 rok s ohledem na ochranu našich právních nároků, přičemž v případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme osobní údaje členů v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení;
  3. pro účel dle písm. d) výše po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem a dalších 12 měsíců po jeho skončení, případně do doby vyslovení Vašeho nesouhlasu
  4. pro účel dle písm. e) výše po celou dobu trvání zákonných povinností, zpravidla však nikoliv déle než po dobu 10 let.


D. Kdo osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení. 

Pro zpracování osobních údajů pro rovněž využíváme služeb dalších společností, které osobní údaje zpracovávají na náš pokyn (zpracovatelé) a vždy na základě smlouvy o zpracování osobních údajůJedná se převedším o: 

  1. Poskytovatele informačních systémů a technické infrastruktury.
  2. Společnost pro zpracování účetnictví:
    Eriboll s.r.o., se sídlem Vstavačová 761, Stodůlky, 155 00 Praha 5, IČO: 04065506

Dále jsme oprávněni předávat Vaše osobní údaje orgánům veřejné moci v rámci plnění našich zákonných povinností (např. soudy, orgány činné v trestním řízení apod.), jakož i třetím subjektům pro účely vyjáhání našich práv (např. advokátovi).

E. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

E.1. Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme (pokud jsme je nezáskali od Vás), komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděl v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistý, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem odpovídající výši administrativních nákladů.

E.2. Právo na opravu

Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili. 

E.3. Právo na výmaz

V některých případech nás můžete požádat, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů: 

  1. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali, 
  2. využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo 
  3. ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů  přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy. 

Mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

  1. splnění naší právní povinnosti, 
  2. účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by výmaz znemožnil nebo vážně ohrozil splnění cílů uvedeného zpracování nebo
  3. určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

V takovém případě bude Vaše žádost zamítnuta.

E.4. Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

  1. popíráte přesnost námi zpracovávaných osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
  2. Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl), 
  3. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo 
  4. vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.

E.5. Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sám poskytl a které zpracováváme na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnil v našich formulářích či smlouvách (například Váš vlastnoruční podpis).  Tyto informace můžete předat jinému správci, nebo je-li to technicky možné, můžete nás požádat, abychom si je s jiným správcem předali mezi sebou.

E.6. Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu. Vzhledem k tomu, že nejde o marketingové aktivity, přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

E.7. Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže v kapitole „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

E.8. Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

F. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se na nás můžete obracet kterýmkoliv z následujících prostředků:

  1. Emailem na: info@isfgroup.cz
  2. Písemně na adrese: Švábova 772/18, 152 00 Praha 5

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.