Tématu eGovernemnetu a digitalizace státní správy se věnoval náš první webinář určený pro všechny zájemce z řad úředníků i odborníků. Ivana Hančíková, CEO společnosti ISFG a Block33, a expert na digitalizaci státní správy Michal Rada probrali nejčastější problémy, se kterými se úřady potýkají, a strategie i nástroje, které by jim v budoucnu mohly pomoct zefektivnit fungování a čelit snáze případným krizím. „Řada lidí i organizací má pocit, že když teď fungují online, jsou digitalizovaní. Mezi tím je ale rozdíl. Online neznamená nutně digitální,“ upozornila Ivana Hančíková.
Spolu s Michalem Radou se shodli na tom, že se zrychluje fungování a obecně se navyšuje tlak na digitalizaci nejen v soukromé, ale také ve státní sféře. „Ti, kteří se připravili včas, jsou na tom nyní lépe. V současné krizi mají velkou výhodu,“ podotkl Rada.
Nároků je hodně. Nástrojů a metodik málo…
Rada s Hančíkovou také upozornili, že zatímco požadavků a povinností obcím přibývá, jednotná metodika a vhodné nástroje ze strany státu zatím chybí. Obce a úřady jsou tak odkázány více na vlastní iniciativu. „I proto jsme dali dohromady odborný tým, který bude schopný pomoct a aplikovat komplexní digitalizovaná řešení už přímo do praxe,“ představila Ivana Hančíková nový expertní projekt Block33.
Kromě chybějící jednotné a jasné metodiky a open-source nástrojů situaci veřejné správy v současné krizi způsobené virem COVID-19 podle Michala Rady ztěžuje i řada dalších faktorů. Například:
- Nedostatečné či nevhodné hardwarové vybavení. Řada úředníků má k dispozici pouze stolní počítač. Práci nyní musí zastávat na vlastním domácím počítači a řešit vše přes vzdálené připojení, což představuje jak bezpečnostní, tak technické riziko.
- Množství uzavřených systémů. Pokud systémy nejsou open-source, často je těžké zajistit funkční integraci. Nefunguje výměna informací mezi jednotlivými nástroji, což úředníkům bere čas, vyžaduje od nich množství úkonů navíc a snižuje efektivnost práce.
- Papírování. Množství procesů funguje stále primárně v papírové formě. Formuláře se tak musí vyplnit a schvalovat ručně, následně zpracovat a překlopit do online podoby. To dává prostor pro chyby i zbytečné časové prodlevy.
- Špatná komunikace. Řada úřadů spoléhá především na osobní komunikaci při předávání klíčových informací. V situaci, kdy se zaměstnanci ocitli doma, chyběl na mnohých místech nástroj i proces, který by zajistil hladkou komunikaci. A to nejen uvnitř organizaci, ale i pro komunikaci s veřejností.
Současná situace tak poukázala na skutečnost, že česká státní správa není dostatečně připravena na déle trvající karanténu. „Problém je i to, že pokud bude soukromý sektor digitalizovaný, ale státní ne, pak to nebude fungovat. A cílem je vytvořit takový ekosystém, který zajistí udržitelné fungování státu,“ vysvětlila Hančíková.
Státní správa ve 4D
První kroky, na které by se měla česká veřejná správa podle Michala Rady a Ivany Hančíkové zaměřit, jsou 4 D, tedy:
- Digitalizace dokumentů – mít maximum dokumentů v elektronické podobě.
- De-duplikace – neboli odstranění duplicit.
- Dohledání – vytvoření archivu a možnost dohledat dokumenty i informace i desítky let nazpět.
- Digitální uložiště – dostupné kdykoliv a odkudkoliv.
Oba odborníci ale zároveň radí digitalizovat postupně. „Vyberte si jednu dvě věci, na kterých si to vyzkoušíte. Určitě není dobrý nápad rozhodnout se zdigitalizovat všechno najednou,“ upozornil Michal Rada.
Celý záznam webináře s řadou dalších užitečných rad, doporučení a praktických příkladů najdete zde.
Pokud máte dotazy, nebo se potřebujete poradit s odborníky v oblasti digitalizace, neváhejte se na nás kdykoliv obrátit!
